仕事効率化

仕事の優先順位を「締め切り順」につけていないですか?社会人6年目のわたしのマイルール

 

こんにちは、 #てんのしごと道具店 の店長てんです。
ここ最近でたくさんの方がフォローしてくださって驚いています・・・・!
そしてありがとうございます。

今日は先日ストーリーズでおこなったアンケートの中にあった悩みに答えていこうかと思います。
(みなさまご回答ありがとうございました。)

お悩み:「優先順位の付け方が難しい」

個人的にはまだまだ今のやり方がしっくりきていなくて改善中なのですが、
社会人6年やってみて、いくつか失敗と成功を重ねたのでその事例の紹介をしていきますね。


その① タスクを整理するタイミング

毎朝ではなく、月曜にまとめて1週間分やるべし


優先順位っていつつけていますか?
わたしは社会人なりたての時は毎朝少しだけ早く出社して、今日やることをまとめて朝会でリーダーに共有していました。

その癖で毎朝その日やるべきことをまとめて、それを優先順位つけてこなしていました。
しばらくはうまくいっていたのですが、

・優先順位低い仕事を永遠にやらずに蓄積していく
→やったほうが親切だし、スキルも上がるのにもったいないな〜みたいなやつ。業務効率化とか、プラスアルファの資料作成だったり・・・

・週末に向けてtodoが膨れ上がる
→金曜日のタスク量がえげつないことになって残業地獄に…
やりきらずに華金して罪悪感もちつつ月曜に会社いきたくないな〜とネガティブ思考になったりしていました。

ということで、月曜に1週間分のタスクを割り振るようにしました。
月曜から木曜にかけてタスク量を減らしていき、金曜日はまるっと一日あけておく。
そうすると消化できなかった仕事を金曜日に巻き返せます。

このやり方にしてもまだ飛び込みの案件が重なると金曜日が地獄になります。
そのために自分が捌ける以上の仕事を安請け合いしないのと、毎日やっているようなルーチンワークはいかに効率化できるかを意識しています。
また、飛び込み案件を前提にゆとりのある組み方ができるようになりたいな〜と思っています。

その② いつやるかのスケジュール

 

何時になにをやるのかを必ず決めるべし

やるべきことが明確になったら「いつやるのか」までスケジュールするのがおすすめ。
上から順にやっていると、タスクが多い日などは定時近くに大焦りすることになりがち。

時間を意識しながら、集中して取り組むためにも「何時から何時まででこのタスクを終わらせる」と決めた方が良いです。

30分くらいで終わるかな〜ってスケジュールくんで、いざやりだすと3時間かかったりすることもざらにあって
時間を意識しながらやると、

・自分の仕事スピードが分かる
→効率化するべきところが明確になる
→時間的にできない仕事を引き受けなくて済む
などが分かるのでおすすめです。

 

その③ 優先度の決め方

締め切り順ではなく効率順で決めるべし

そもそも優先順位ってなにで決めてますか?
過去のわたしは「締め切りの早い順」で決めていました。

新卒時代で自分がこのタスクを完了するのに何分かかるか分からない、
業務内容がこなすだけの単純作業とかであれば締め切りの早い順でよかったと思います。

でも、最近は誰かにお願いしてタスクの戻りを待たなきゃいけないものや、
脳ミソをフル稼働させて考え抜かないといけないものなども
業務内容になってきて締め切りの早い順でやっていくと

・常に締め切りの追われている
・同じ企画なのに午前と午後にばらばらに対応する時間を入れたせいで、資料の準備や脳みその切り替えが増える

何度もあっちゃこっちゃの仕事を考えていると、
抜け漏れがないか常に不安だし頭がつかれてぼーっとするな〜と思うことが増えたので
締め切り順ではなく効率順でタスクの優先度を割り振ることにしました。

まず、似たようなタスクはまとめて取り掛かる。例えば以下のような仕事と締め切りがあったとして

①プロジェクトAの企画書の作成がAM11:00まで
②プロジェクトBの企画書の作成がAM12:00まで
③プロジェクトAの稟議書作成がPM13:00まで

①②③の順番でやるのでなく、
①③をさきにやって、②をやる。でも②の仕事に時間がかかりそうで③をやっているとその時間がない場合は
①の締め切りを13時にできないか、または②の締めきりがずらせないかなどを調整します。


つぎに、時間帯。
朝は脳みそが一番冴えているのでメールや社内調整に使わず企画や戦略などの考え事に使います。
お昼過ぎはぼーっとするのでmtgをいれたり、経費精算やメールの返信などをこなします。
時間帯の体調や状態によっていれるタスクを工夫してみると効率がぐーんっとあがるのでおすすめです。

 

最後に

ぜひみなさんのおすすめの方法も教えてください〜!


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