自分でやったほうが早いから抜け出す方法 – てんのしごと道具店

仕事効率化 仕事術

自分でやったほうが早いから抜け出して業務を引き継ぐために試した3つの方法

自分でやったほうが早いから抜け出したいと思ったきっかけ

 

そもそも「自分でやったほうが早い」から抜け出そうと思ったらきっかけは「昇格したいから」でした。

昇格するためには今より少し大きな仕事にチャレンジしたいので、まず目の前にある業務を誰かに引き継いだり効率化・簡略化することで手を開ける必要がありました。

そして昇格したあとも、今までより責任が重く、社内外への影響が大きい仕事をすることになるので、「誰かに業務を引継ぐ」というスキルを身につける必要がありました。

「自分でやったほうが早い」という状態に甘えていると、いつまでも同じ業務をし続けることになり、成長もチャンスも逃してしまうと思うので、重い腰をあげることにしました。

マニュアル作り

マニュアルは仕事の順序や注意点、操作方法などをまとめた手引書のようなもので、業務の引き継ぎの時にとても活躍しますよね。

そんなマニュアルの活用方法は大きく2つあります。一つ目は、自分が仕事を教わった時に自分で作成する、または人に教えた時に教えた人に作成してもらう。

二つ目は手引書として運用し、ミスのリスク削減&引き継ぎ漏れなどを回避する。

活用方法に合わせて詳しく紹介していきます。

仕事を教わった時に作成する、または人に教えた時に作成してもらう

マニュアルを作るのに効果的なタイミングは、教わった直後。

自分が人から業務などを教わった時は、その後すぐにマニュアルを作成することで、引き継がれた内容に抜け漏れがないか、不明な部分はないかなどを整理することができます。

また、書くことで脳内で業務をシミュレーションするので覚えが早くなる気がします。(体験談)

そして一番おすすめなのは、自分が業務を引き継いだり教えたりしたときに、その相手にマニュアルを作ってもらうこと。

相手が作成したマニュアルをみることで、どこまで理解していてどこが不明なのかを確認、再指導することができます。

自分でやったほうが早いと思っている人は、教えることが苦手な方も多いのではないでしょうか。ぜひ、引継ぎ相手にマニュアルを作成してもらい自分の教え方を見直してみてください。

手引書として運用し、ミスのリスク削減&引き継ぎ漏れなどを回避する

マニュアル本来の使い方は手引書として使用することだと思います。

ただ業務を引き継ぐだけだと、不明な点があるたびに聞きに来られ、「前も教えたのに!私がやったほうが早い」という状態になりかねないですよね。

そうならないために、マニュアルを作ることで一度教えたことを記録として残してもらい、少ない回数と時間で引き継ぐことができます。

教わった側も、最初のうちは不安でも手元にマニュアルがあることで安心して業務が行えるので、マニュアルは必須で作成をするか、してもらうのがおすすめです。

フロー図を作る

お願いする仕事がどういう役割を担っているのかを俯瞰して分かるようにするためにフロー図を作成することをおすすめします。
点と点で仕事をふっていてもイレギュラーなことがあると対応できず、結局あちこちから質問責めになってしまうので、引き継ぐ仕事の前後の文脈が分かるように気を付けています。
流れが分かっていると、ある程度は引き継がれた人でも判断ができるし、自分以外の人にも確認することができるので、引き継いだはいいが質問責めになっちゃうという事態を防ぐことができます。

 

 評価とセット

ただタスクを渡す・引き継ぐだけでは相手も困ってしまいます。相手にも通常の業務があるし、押しつけられたという印象を持てば引き継ぎがうまくいかない原因になることもあるかもしれません。
どうしてその業務を引き継ぐのか、その業務をやることで何を評価してもらえるのかをセットで伝える必要があります。
事前に冗長と相談し、そのタスクを引き継いだ人がタスクを行うことで評価されるように調整しましょう。また、上長にはそのタスクを渡すことで自分は新しく何を達成できるかも伝えることが大事です。

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