仕事で紙の書類が多い人へ。散らかる紙ものを整える5つの文房具
片付けようと思ってはいるけど、仕事デスクや玄関などに紙ものが増えていませんか？
確認しないといけない郵便物、あとでスキャンする領収書、押印待ちの書類、打ち合わせでもらった資料、捨てるタイミングが分からないお便り。デジタルで進む仕事が増えた今でも、紙が完全になくなるわけではないんですよね。
すぐ対応するもの、保管するもの、確認してから捨てるものが一緒になっていると、どこに置けばいいか迷ってしまう。
そんなときは、頑張って完璧に分類するよりも、紙を受け止めてくれる文房具に頼ってみるのがおすすめです。今回は、資料や紙ものと相性のいい5つの文房具を紹介します。
1. まずは入れるだけ。Potential 2ポケット A4ファイル
紙を整理しようと思っても、細かく仕分けるところから始めるとめんどうくさくて続かないことも。まずは「紙をざっくり入れておく場所」を作るのが大事です。
Potential 2ポケット A4ファイルは、仕事や家で発生する紙ものを、ざっくりとステータスごとに受け止めるために作ったファイルです。書類をきれいにファイリングしたり、完璧に分類したりしなくても大丈夫。まずはこのファイルに入れて、定期的にまたは時間ができた時に見直します。
仕事シーンを想定したファイル
- TODO：押印、スキャン、入金など、アクションが必要な書類
- IN PROGRESS：対応中、確認待ち、一時的に保管したい書類
まずはTODOに全部入れて紛失防止。その後、対応中のものや確認待ちなどで保管が必要なものをIN PROGRESSに移動させて管理できます。
日記や旅行のログのために紙ものを収集
- KEEP FOR NOW：ショップカードやチラシ、観光マップ、チケットなどの紙もの
- GOODBYE BOX：ノートにスクラップしたりファイリングした後に残った紙もの
ノートや手帳にスクラップしたり、別ファイルにファイリングして整理した後も、なんかに使いたいな、もう少し取っておきたいなという紙ものってありますよね？
ずっと取っておくと散らかる原因にもなりますが、一旦GOODBYE BOXに入れて、月末に再度捨てるか判断するという使い方がおすすめです。
郵便物などを想定
ポストに届いたらまずTo Checkへ入れておきます。1日の終わりや余裕のあるタイミングで中身を確認し、不要なものは処分。少し先の予定のものだったり、保管や対応が必要なものはTo File Soonへ移します。
「届いたらすぐ処理しなきゃ」と思うほど、紙は机の端に積まれていきがちです。でも、受け皿があれば、いったん入れておいて後からゆっくり仕分けられます。
わたし自身、領収書や税務署から届く手紙をまずTODOに入れています。領収書は四半期ごとにスキャン。内容を確認した書類はIN PROGRESSへ移動し、年に一度、確定申告が終わったタイミングで保管用のファイルへまとめてリセットしています。
デスク横の書類入れに立てておけば、上からさっと紙を入れられます。リュックに1枚入れておけば、出先でもらったショップカードやチラシの一時保管にも便利。家に帰ってからスクラップするか、確認して処分するかを決められます。
2. コクヨ ハリナックス コンパクト
2〜3枚の紙をバラバラにならないようにサッとまとめておきたいことありませんか？そんなときに便利なのが、コクヨのハリナックス コンパクトです。針を使わずに紙を留められる、コンパクトな針なしホッチキスです。
＞＞ハリナックス コンパクト TRANSPARENT MECHANISM＜＜(画像のは別シリーズのハリナックス コンパクト クリアです。)
針なしホッチキスには、紙を圧着して留めるタイプと、紙に穴を開けて組み合わせるタイプがあります。わたしは、しっかりまとまってバラバラにならない穴あけタイプが好きです。
たとえば、郵送で届いた案内と同封書類、数ページある提出資料。関係のある紙をまとめておけば、「あの紙だけどこにいった？」が少し減ります。
そして、針がないので保管が必要なくなったらそのまま古紙に出したりシュレッダーにかけらるのも嬉しいところ。小さなことですが、紙が多い仕事ではこういう後処理が楽だと助かります。
3. 資料に書き込みながらまとめる。キングジム ファイリングノート
ノートも持ち歩きしたいし、資料も持ち歩きたい。パンフレットや薄いノートも一緒に持ち歩きたい。
そんな紙ものを一つにまとめてくれるのが、キングジムのファイリングノートです。
＞＞キングジム ファイリングノート(※外部サイトに遷移)＜＜
A4サイズとA5サイズがありますが、中の仕様は同じです。わたしはA5サイズを愛用しています。プラスチック製の表紙なのに少し品のある雰囲気で、仕事用にも持ちやすい印象です。
開くとポケットが2つあり、A5より小さい紙ものを収納できます。さらにもうひと組のポケットには、名刺やカードを差し込めるスリットも付いています。打ち合わせでもらった名刺、ちょっと確認したい案内、メモ代わりに残したい紙を、一緒にしておけるのが便利です。
最初から方眼リーフが5枚、20ページ分セットされています。リーフは簡単に取り外せて、最大でA4用紙10枚、40ページ分を挟めます。
特に便利なのは、A4コピー用紙を横向きにして挟み、そのまま書き込めること。企画中のアイデア、チェックしたい資料、作りかけのオリジナルフォーマットも、製本せずにノート感覚で使えます。
キングジムのサイトでは、方眼以外にもウィークリー、マンスリー、家計簿、五線譜などのテンプレートが配布されています。自分に合うフォーマットを印刷して挟めば、仕事ノートにも手帳にも、管理ノートにもなってくれます。
4. 確認してほしい場所を伝える。ビバリー ココサス まるみのカラー
紙の資料はだれかに確認してもらうシーンも多く、「どこを見てほしいか」を伝える場面も多いですよね。押印してほしい場所、署名欄、修正箇所、次に確認するページ。
そんなときに使いやすいのが、ビバリー ココサス まるみのカラーです。矢印型の付箋シリーズ、ココサスの中でも、やさしい色味がそろったタイプです。
矢印の形のまま使うだけでも、見てほしい場所を分かりやすく示せます。でも、この付箋のいいところは、ミシン目で切り離せることです。
長方形の部分には短いメモを書き、矢印部分でその箇所を指し示す。たとえば「確認お願いします」「ここに押印」「金額修正」など、ひと言あるだけで資料のやり取りが視覚的に分かりやすくなります。
やわらかなカラーなので、資料の上で目立ちすぎないのも好きなところです。強い蛍光色は大事な場所を示すのに便利ですが目がチカチカ…ココサスのまるみのカラーは、ほどよく目に入りながら、紙の内容を邪魔しにくい色合いです。
5. 白い資料になじんで、きちんと目に留まる。やまま文具×LIFE カバー付きふせん
やまま文具×LIFE カバー付きふせんは、LIFEのオリジナルペーパーであるLライティングペーパーを使った白い紙にやさしく目立つクリーム色のふせんです。
付箋はクリーム色。白い資料に貼ったとき、チカチカするほど主張しないのに、ちゃんと目に留まる絶妙な色です。書類の余白にメモを足したいときや、あとで確認したいことを書くときに、とても使いやすいと思います。
大人の仕事道具らしい、質感のあるカバーも魅力です。バッグやペンケースから取り出すときに、少しだけ気分が上がる。そんな感覚も、毎日使う文房具には大事ですよね。
粘着部分が広めなので、貼った紙が反りにくく、はがれにくいのも嬉しいポイントです。
そして何より書き心地。Lライティングペーパーはなめらかで、適度な引っかかりがあります。ボールペンはもちろん、万年筆でもインクがにじみにくく、裏抜けしにくい紙です。筆記具を選ばず書き込めるので、手元にあるペンでそのままメモできます。
(正直、品質や価格を考えると、何でもないメモにどんどん使うには少しもったいないんですが…)
