こんにちは、店長のてんです。
今日は仕事の中でも毎日のように行う「資料作り」について。
2年前、当時の上司に「この資料何言いたいのか全然分からない」と言い放たれました。資料作りは得意な方だと思っていたのでめちゃめちゃショックを受けました。
当時は資料の分かりやすさはデザインが9割だと思っていて、シンプルにする/画像のレイアウト/文字の読みやすさなどに気をつけて資料を作っていました。
でも、やっぱり内容が本当に大事だとこの挫折から抜け出すための努力過程で思い知ったので、それを紹介します。
どうして分かりにくい資料ができちゃうの？
そもそもなんでわたしの資料は分かりにくいんだろう。というところから向き合いました。結果からいうと「説明する順番が悪い」と「必要なグラフや数字がない」が原因でした。
つまり「ストーリ性がない」資料だから分かりにくいんです。
ではなんでストーリ性のない支離滅裂な資料になっちゃうのか。それは設計図を書いていないから。
資料を作りはじめるときに「いきなりパワポを立ち上げ悩みながら作る」のは、設計図のない家を建てるようなものだと思います。
きちんと資料の要件を決めることが大事で、決めなければいけない項目は
- 誰のために作るの
- この資料をみてどうなってほしいのか
- 構成はどうするのか
だとわたしは思っています。
分かりやすい資料の土台は「設計図」
基本的に誰のために作るかは、1人(または一属性)に絞った方がよいです
チームのみんなに共有したい資料と、上司に報告する資料を兼用すると『何が言いたいか分からない資料』になりがちな気がします。
チームのみんなは日頃一緒に業務をやっているので、「共通言語」がたくさんあってことこまかに書かなくても伝わる部分がたくさんあります。
一方上司は報告書ベースでしか業務を把握していないので、どういう意味でこの言葉を使っているのかなどの前提条件をまとめる必要があります。
そしてキモの資料構成。
どんな順でなんの情報をどんな視覚情報で伝えるのかをしっかり考えてみてください。順番を入れ替えてみたり、必要な数字データが本当にこの流れでこのタイミングで出てくることが正しいのか、実際に紙に下書きしたり脳内でシミュレーションをしてみてください。
そうすると分かりやすい資料が爆速で作れるようになってくる気がします
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