こんにちは、 #てんのしごと道具店 の店長てんです🐱🌿
「議事録よろしく」
新卒時代に言われて嫌だった言葉TOP10に入るこの言葉😇
最初は嫌々書いていましたがアホほど書かされ続けて、1年目の終わりくらいに議事録のレベルがあがると仕事もプロジェクトもスムーズにすすむな〜と実感しました。
議事録が大事なことがわかったところで、わたしが当時やっていた議事録のレベルアップ方法を紹介していきます。(新卒時代の努力なので参考にならなかったらすみません。)
①ホワイトボードに書く📝
新卒時代は専門用語や業界用語、他部署の人の名前とか仕事の進み方など分からないことだらけですよね。
そんな状態で議事録書いて！と言われても、「間違っているかもしれない」という不安で押し潰されそうでした。
今なら分からないところや聞き逃したところを、議論の隙間に聞き直すことができますが新卒時代はそれも緊張してできず…
そこで、議事録をパソコンではなくホワイトボードに書くことにしました。
ホワイトボードに書くメリットは2つ。
1.間違えたら即指摘してもらえる
2.聞き取れず困っていたら気がついてくれる
です。
これなら後で先輩の時間をもらって、議事録のフィードバックとかもらわなくてもいいのでとっても効率的＆効果的です。
②勝手にとって答え合わせ✅
自分が議事録係ではない会議の議事録も勝手にとっておきます。
その会議が終わった後、先輩がとった議事録と照らし合わせて間違っているところや抜けているところがないか確認します。
正解があると、自分の議事録の足りないポイントが明確にわかるので上達しやすいですよね。
③テンプレートを作る🧸
テンプレートは素早くとるためにももちろん効果を発揮しますが、それよりも改善ポイントを見つけるために役に立ちます。
どういうことかというと、毎回なんとなくとった議事録を改善していこう！とすると何をどこからどうしたらいいのか…と呆然としてしまうことが多々ありました。
でも「アジェンダは目立つようにすみかっこでくくる、todoはあとで見つけやすいように赤文字にしておく」とかルールを決めておくと、「todoが議事録のあちこちに散らばっているとわかりにくいな、見つけやすい場所にすべてまとめて記載しよう」など改善の土台となります。
なので、まずは先輩の真似でもいいし自己流でもいいからテンプレートをつくって議事録をとることをおすすめします。
