新卒から早6年の月日が経ちました。 パソコンでたくさんのツールや管理画面、資料などを使ってきましたが、速く使いこなす・ミスなく行う・引継ぎは1回で済ますために重要なのはメモ。
まだまだ未熟者なので恐縮ですがインスタのDMやyoutubeでリクエストがあったので、どんなふうにメモればいいのか、この6年で気がついたことを解説しました。 ぜひみなさんの方法も教えてください〜〜〜〜！
仕事ノートの種類
わたしは仕事ノートを2種類使っています。
一つは手順ややり方が決まっている仕事のマニュアルノート。もう一つは頭の中を整理したいときのノートです。
今回は手順ややり方が決まっている仕事について、1回でメモりきるポイントを紹介していきます。
メモるポイントは4つ
メモをするときに以下4つのポイントを注意深く聞くようにしています。
- 何のための業務なのか
- 必要な物や環境は何か
- 手順
- 注意事項
この4つさえ押さえればOKです。
何のための業務なのか
最後がどうなったら正解なのかを先に把握することで、引き継がれる業務や考える業務を理解しやすくなります。
必要な物や環境は何か
いざ業務を行う時に、「あ、あの資料がないとできない」「この機械撮りに行かないと」って業務を中断すると効率が悪く、ミスも起きやすい。
手順
手順を一通り聞いたら、一度時間をもらって脳内でシミュレーションをしてみる。シミュレーションすると「あ、この価格って税込み？税抜き？」みたいな細かい不明点が洗い出されます。
注意事項
これが一番大事な項目。手順にいっぱいいっぱいでつい聞き逃してしまうんですが、必ず聞いておくべき項目です。
注意事項の中にも3種類あって一つ目が「業務を行う上での注意点」を聞いてメモをしましょう。失敗談とかを聞くと、眼から鱗の注意点が炙り出されたりします。
二つ目は「ミスを防ぐための注意点」。ダブルチェックは誰が行ってくれるのか、初めてこの業務をやるときに目視チェックしてもらえるか、ミスを検知するツールはあるのかなどを確認・依頼します。
最後の三つ目は「ミスをした時の注意点」。人間誰しもミスをするもの。ミスをしたときにテンパって二次災害を引き起こさないためにも、ミスした時の対応方法について事前に確認しておきましょう。
最後に
動画でも詳しく解説しているのでよかったらみてください〜
