自分専用情報集約ノートで仕事も暮らしもスッキリ！プロジェクトノートの使い方
仕事にも暮らしにも使える「自分専用の情報集約ノート」について、私が実際に使っている方法をシェアします。
仕事をしていると、複数の案件が同時進行になったり、メールやチャット、電話、郵送など、情報の入り口がどんどん増えたりしますよね。私自身、もともとマルチタスクが得意なタイプではなくて、あちこちに散らばった情報を追いかけるだけで疲れてしまうことがありました。
しかも、ちゃんと確認せずに自分の記憶を頼ってしまって、うっかりミスをしたこともあります。そんな日々をなんとかしたくて作ったのが、必要な情報だけを抜き出して1冊にまとめられるプロジェクトノートです。
このノートは、ありがたいことに累計販売数が3800冊を超えました。今回は、実際の仕事での使い方に加えて、最近始めた家のことの管理への活用法も紹介します。忙しい毎日を少しでも気持ちよく整えたい方の参考になればうれしいです。
📘 そもそもプロジェクトノートってどんなノート？
このノートは、見開き1ページで1つのプロジェクトを管理するためのノートです。ここでいう「プロジェクト」は、必ずしも大きな案件だけではありません。
たとえば私の場合は、商品企画やサイト改善のような少し長めの仕事もあれば、確認事項が多い重めの会議の議事メモも、1つのプロジェクトとして扱うことがあります。
ポイントは、自分に必要な情報だけを、自分が見返しやすい形で集約すること。
「誰が見てもわかる」ように整えた共有資料ではなく、あくまで自分のためのノートです。だからこそ、遠慮なく自分贔屓でいい。必要なことだけ、思い出したい順番で、あとから自分が助かるように残していく。その気楽さが、このノートのいちばん大事なところだと思っています。
表紙はシンプルなので、私はシールで少しデコっています。こういうちょっとしたカスタマイズって、使うたびに気分が上がるんですよね。ものをただ消費するのではなく、愛着を持って使う感覚も、ノート時間のよさのひとつだなあと感じています。
🗂 インデックスページで、案件を俯瞰して管理する
最初にあるのがインデックスページです。目次が作れるページのことですね。
各プロジェクトのページ番号を書き込めるので、あとから見返したいときにすぐ探せます。ノートって、書いている間は便利でも、あとから目的のページに辿り着けないと一気に使わなくなってしまいます。だから、検索性はとても大事です。
このページが便利なのは、単に探しやすいだけではありません。今どんなプロジェクトを持っているか一覧で見渡せることにも価値があります。
左側にはチェックボックスがあって、進行状況の管理にも使えます。着手中なのか、完了したのか、いま自分が何を抱えているかが見えるだけで、気持ちが少し整理されます。
また私はもっと視覚的に「今やっているプロジェクトを俯瞰したい」ので、終わったプロジェクトはグレーのマーカーで消し込んでいます。
頭の中だけで管理していると、「あれ、これってまだ終わってないんだっけ？」というあの微妙なモヤモヤを減らしてくれるページです。
🗓 年間スケジュールは、予定表にも記録にもなる
次のページは年間スケジュール。月を自分で書き込むタイプなので、いつ使い始めても1年分きちんと使えるようになっています。
ここには、プロジェクトの大まかな予定を書き込んでもいいですし、旅行や休暇など、あらかじめ稼働できない期間を入れておくのもおすすめです。
私はSNSの投稿スケジュールを書いて、できた日に色を塗るようにしています。ちょっとしたハビットトラッカーのような感覚です。予定を管理するだけでなく、「ちゃんと積み重ねられている」が見えるページになると、使うのが楽しくなります。
✍️ メインのプロジェクトページの使い方
ここからが、このノートの中心です。見開き1ページで1プロジェクトを書き込む想定で作っています。
私が仕事でよく書いている内容は、たとえばこんなものです。
- 重めの会議の議事メモ
- 商品撮影の外注化に関する要件整理
- 商品企画の進行メモ
- 周年イベントの準備
- サイト改善に関する検討内容
特に、会議や外注さんとの打ち合わせは、その場で確認事項や次のアクションがどんどん出てきます。そういう情報を、その案件専用の場所にまとめておけるのが本当に便利です。
ページ上部に書くこと
ページの左上にはプロジェクト名、右側には書き始めた日を書きます。
その下には、納期やマイルストーンの日付。全体の進み方を意識したいので、期限に関わる情報は最初に目に入る位置に置いています。
TODOリストは「全部」じゃなくていい
ページの一部にはTODOリストがあります。
ただ、ここに全部のタスクを完璧に書く必要はありません。会社やチームでデジタルのタスク管理ツールを使っている方も多いと思いますし、私自身も別にTODOメモを持っています。
だからこのノートに書くのは、そのプロジェクトを進めるうえで自分が把握しておきたいタスクの一部です。
この割り切りが、意外と大事です。ノートに全部を背負わせようとすると、途端にしんどくなって続きません。
それよりも、あとから見返したときに「あ、この手の仕事って、こんなタスクが発生するんだった」と思い出せることのほうが価値があります。似た仕事の見積もりや段取りを考えるときにも、かなり助かります。
小見出しがあると、情報の迷子を防げる
メインの書き込みエリアは、左側に小見出しを書き込めるようになっています。
たとえば「打ち合わせ」「確認事項」「要件」「気になった点」など、自分が探しやすい見出しをつけておくと、あとからページを開いたときにどこに何があるのかがひと目でわかります。
余裕があるときはマーカーで色をつけることもありますが、基本は多色ボールペン1本で十分。きれいに書くことより、探しやすく残すことを優先しています。
🔁 「次に似た仕事をするとき」のためのメモが効く
このノートの中で、私がとても大事にしているのが右下のメモエリアです。
ここには、次回似た仕事をするときのために、こんなことを書いています。
- 失敗したこと
- もっとこうしたらよかったこと
- 後から出てきた考慮事項
- 事前に確認しておくべきだったこと
仕事って、その場ではなんとか終わっても、同じような案件が来たときにまた同じところで迷いがちです。けれど、そのたびにゼロから考えるのはもったいないですよね。
このメモ欄があると、単なる記録ではなく、自分だけの知見ベースとしてノートが育っていきます。
もともとは「目の前の仕事の情報を一箇所に集めて確認の手間を減らしたい」という気持ちで作ったノートでしたが、今ではそれと同じくらい、過去の自分の経験を未来の自分が使えるようにする道具として大切な存在になっています。
✅ 完了スタンプで、達成感まで見える化する
プロジェクトが終わったら、左上に完了スタンプを押しています。
これ、見た目がかわいいだけではなくて、実用面でもかなり優秀です。パッと見で「このページは終わった案件なんだな」と分かりますし、スタンプを押したくてやる気が出るという、おまけの効果まであります。
地味な作業ほど、終わりの印があると気持ちが救われます。自分に小さなごほうびを用意する感覚ですね 😊
📎 アイデア帳のメモを貼って、流れごと残す
企画系の仕事では、アイデア帳に書いていたメモを貼り付けて情報を集約することもあります。
仕様や方向性が決まったあとって、「どうしてこの形になったんだっけ？」を思い出したくなることがよくありますよね。そんなとき、企画の初期メモが一緒に残っていると、経緯を振り返りやすくなります。
完成したものだけではなく、その手前にあった迷いや検討も含めて記録しておけるのが、紙のノートのいいところだなと思います。
🏠 最近は「家のこと」もプロジェクトノートに書いています
このノート、仕事用として作ったものですが、最近は家のことを書くのにもすごく役立っています。
暮らしの中にも、実は「一度で終わらないこと」「情報がいろんな場所に散らばること」ってたくさんあります。むしろ、仕事よりも整理されにくいかもしれません。
家用のノートでも、基本の使い方は同じです。インデックスページで目次を作り、必要に応じて年間スケジュールを使います。
年間スケジュールには、旅行の記録を書き残したいと思っています。今はまだ空欄ですが、これから少しずつ埋まっていく予定です。予定表としてだけでなく、暮らしの記録として使えるのもいいところです。
家族のお祝い記録
まず便利なのが、家族のお祝いごとの記録です。
母の日、父の日、クリスマス、誕生日など、「去年何を贈ったっけ？」と毎年うっすら悩むことってありませんか。私はかなりあります。
だから、贈ったものや、もらったもの、どんな風に過ごしたかをまとめて書いておく予定です。こういう記録は、実用的なだけでなく、あとから見返したときに少しあたたかい気持ちになります。
車のリース契約とトラブルの記録
オランダでの暮らしでは、田舎に引っ越したことをきっかけに車をリースすることになりました。
ネットだけで契約が完了したものの、すぐにハザードランプが壊れているなどの不具合が出てきて、これは記録しておいたほうがいいなと実感しました。
いつ、どんな不具合があったか。どこに連絡したか。何でやり取りしたか。そういうことを残しておくと、後から確認しやすくなります。
中古住宅のメンテナンス履歴
家を購入したことで、さらにノートの出番が増えました。中古住宅なので、やはりいろいろメンテナンスが必要です。
たとえば、窓枠が傷んでいたので交換することになったら、アスベストが見つかったり、業者さんの手配ミスで工事が遅れたり。対応方法を考えたり、割引の交渉をしたりと、想像以上に記録しておきたいことが出てきました。
こういった内容は、その場しのぎで終わらせてしまうと、数か月後にはかなり曖昧になります。でも、家の修繕履歴って、将来家を売ることになったときにも役立つ可能性があります。
だからこそ、「今の自分が困らないため」と「未来の自分や家族が困らないため」の両方の意味で書き残しています。
階段工事や保育園契約も、ひとつずつプロジェクト化
前のオーナーさんがDIYを途中でやめていた階段の工事を、業者さんに入ってもらって完成させたときも記録を残しました。
また、今年は子どもが生まれる予定なので、保育園の契約内容なども書いています。暮らしの中の出来事って、ひとつひとつはバラバラでも、どれも「確認事項が多くて、後で見返したい」という点では仕事のプロジェクトとよく似ています。
🔎 家のノートは「すべてを書く」のではなく、情報への入口にする
ここ、すごく大事なのですが、家のことを全部このノートに書き写しているわけではありません。
たとえば、
- どのメールアドレスでやり取りしたか
- 契約書は郵送だったか、Webだったか
- 必要書類がどこにあるか
といった、あとから必要な情報に辿り着くためのメモを残しています。
書類そのものを全部ノートに閉じ込めるのではなく、「どこを見れば分かるか」を案内する役割にしておくと、管理がぐっと楽になります。
仕事用ノートはかなり自分専用ですが、家のノートは家族も使う可能性があります。だから、「このノートを見れば、どこに何の情報があるか検索できる」という位置づけにしています。
全部を完璧に整理しようとしなくていい。まずは、必要な情報の入口を作る。それだけでも、暮らしはかなりスッキリします。
🌿 情報を集めるだけで、気持ちまで少し整う
プロジェクトノートのよさは、単に便利というだけではありません。
仕事でも暮らしでも、情報が散らばっている状態って、それだけで少し心が落ち着かなくなります。どこを見ればいいか分からない、何を確認し忘れているか不安、過去の自分が何を考えていたか思い出せない。そういう小さなストレスが積み重なって、疲れやすくなってしまうことがあります。
でも、自分専用のノートが1冊あると、「ここを見れば大丈夫」と思える場所ができます。
それは、情報管理のための道具であると同時に、自分を安心させるための道具でもあるのかもしれません。
まとめ
プロジェクトノートの使い方を、仕事と暮らしの両方から紹介しました。
ポイントを整理すると、こんな感じです。
- 見開き1ページで1プロジェクトを管理する
- インデックスで一覧化し、検索しやすくする
- 年間スケジュールは予定にも記録にも使える
- TODOは全部書かなくていい。自分に必要なものだけでOK
- 次回のための反省や気づきを残して、知見ベースに育てる
- 家のことは「情報の入口」として使うと管理しやすい
忙しい毎日の中で、全部を完璧にこなすのは難しいです。だからこそ、自分が少し楽になれる仕組みを持っておくのは、とても大切だと思っています。
文房具って、ただ書くための道具に見えて、実は暮らし方や働き方そのものをそっと整えてくれる存在です。
もし最近、頭の中が散らかりがちだなとか、やることは多いのに気持ちが追いつかないなと感じていたら、ぜひ一度、自分専用の情報集約ノートを試してみてください。きれいに書けなくても大丈夫。まずは、自分のために書くところからです。
お気に入りの1冊が、毎日の仕事や暮らしを少しだけやさしくしてくれるかもしれません ✨
