【パソコン作業からオンライン会議まで】仕事シーン別メモ帳の選び方
仕事中のメモって、なんとなく手元にある紙に書いて終わりになりがちですよね。わたしも、パソコンで仕事をするなら紙はほとんど必要ないと思っていた時期がありました。
でも、作業中にふと思いついたこと、あとで確認したいこと、急に入った予定など小さな情報を一度頭の中に置いたままにしておくと、頭の中で覚えておかなきゃと容量を占めてしまい目の前の作業に集中しづらくなっていることに気がつきました。
そんな時、すぐ書けて、必要な時にすぐ見返せるメモ帳があると、脳みそがもう一個増えたような感覚になります。大切なのは、立派なノートを一冊決めることではなく、自分が働くシーンに合わせて、書きやすい形を選ぶことです。
今回は、作業やアイデア出し、スケジュール管理、TODO、電話対応、オンライン会議、やり方メモまで。仕事の中でよくある場面ごとに、使いやすいメモ帳やノートを紹介します。
作業中やアイデア出しには、横型メモパッド
資料を作ったり、数字を集計したり、パソコンに向かっている時間って長いですよね。デジタルな作業中ほど、ちょっとしたメモが役に立ちます。
たとえば、「あとでこの件を○○さんに伝えよう」「この作成中の資料を印刷する時についでにコピー用紙の在庫を確認して発注しよう」「この作業は自動化できないかな」と思った時。頭の中で覚えておこうとすると、その考えがずっと居座って、今やるべき作業への集中が途切れてしまいます
そこでおすすめなのが、横型のメモパッドです。パッドタイプは、表紙を開いたり、書くページを探したりしなくても、いちばん上の紙にすぐ書けるのがいいところ。思いつきを逃さず、作業を止めずに済みます。
横型なら書いた内容を一目で広く見渡せるので、考えを整理したい時にも便利です。数字の定義を考えたり、手順を図にしたり、やることを並べたり。パソコン上だけでは少し考えにくいことも、紙の上なら気軽に書き出せます。
A5サイズのメモパッドは、しっかり書けるのにパソコン横へ置きやすい大きさです。
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「A5は少し大きいかも」「持ち運ぶことが多い」という方には、A5より小さくA6より大きいPotential アイデア帳もおすすめです。100枚入りで、思いつきをたっぷり書き留められます。わたしは書いた紙を別のノートに貼ることも多いので、あえて片面だけを使っています。
リングが手に当たるのが気になる場合は、右利きの場合は右ページだけを使うとパッドに近い感覚で使えます。
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パソコン中心の仕事では、ペンケースを持ち歩く習慣がない方も多いはず。ノートにペンループバンドをつけておけば、書く道具までひとまとめにできます。バッグに入れておくだけで、必要な時にすぐ使えるので安心です。
スケジュール管理には、今日だけを見るメモ
その日にやることをあらかじめ決めておくと、「この時間内にここまで終わらせよう」という意識が生まれやすくなります。予定が多い日ほど、カレンダーを何度も開くより、今日の予定だけを手元に置いておくほうがわかりやすいこともありますよね。
そんな時は、時間割のように書けるデイリータイプのメモパッドが便利です。時間ごとにTODOを書き込み、デスクの前の壁など、自然と目に入るところへ貼っておくだけ。移動が多いなら、パッドごと持ち歩けば大丈夫です。
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反対に、会議が少なく、毎日同じルーチンで働く方には、予定が入った日だけ書いておける繰り返し使えるメモもおすすめです。「今日、会議があった気がするけど何時だっけ」と何度も確認しなくて済みます。
Kaiteは磁石で書くタイプのメモ。シリコン製で机の上でも滑りにくく、片手で押さえながら書き込みやすいのが嬉しいところです。集中しすぎて予定を忘れてしまいがちな方にも、そっと助けになってくれます。
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TODOリストは、捨て方と持ち運び方で選ぶ
TODOは、書くことよりも、終わったものをどう扱うかが意外と大切です。完了したら捨てたいのか、持ち越しを見える化したいのか、いつもポケットやバッグに入れておきたいのか。使い方に合わせると、リストを続けやすくなります。
まず、デスクで使うならパッドタイプ。書く面がいつも一番上にあるので、思いついた瞬間に書けて、確認も早いです。
持ち歩きには、片手に収まるミニメモ帳が便利です。TODOは人に見られると少し恥ずかしい内容もありますよね。カバー付きなら、書いていることをさりげなく隠せるのも使いやすいポイントです。
わたしは一日一ページを目安に使い、終わったら完了スタンプを押しています。翌日に持ち越すものは蛍光ペンで目立たせておくと、やり残しが埋もれません。チェック欄を自分で毎回書くのが面倒なら、TODOブロックスタンプも便利です。
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そして、終わったら捨てる前提のTODOには、印刷ミスの紙やフライヤーの裏を使うのもおすすめです。紙がたくさん出る職場なら、これがあればメモを買い足す必要なくTODOメモを作れちゃいます。
A4のままでは大きすぎるので、ヨンブンカッツで4分割してA6サイズに。ハサミ、カッター、定規を出さなくても、バインダーひとつで紙を小さくできます。切った紙をそのまま挟めば、エコなメモ帳の完成です。
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電話対応には、聞き漏れを減らすフォーマット
電話対応は、急に情報を聞き取って、相手を待たせずに、必要な内容を残す必要があるので、苦手に感じる方も多いと思います。わたしも会社員の頃、営業電話から取引先の電話まで取り次ぐ電話当番があり、毎回かなり緊張していました。
そんな時に頼りになるのが、電話対応に必要な項目があらかじめ印刷されたメモパッドです。誰宛の電話なのか、誰からなのか、折り返しが必要か、伝言だけか、電話番号は何番か。必要な欄があるだけで、聞きながら何を書けばいいか迷いにくくなります。
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専用パッドを置くほど電話が多くないなら、浸透印タイプの電話伝言メモスタンプもおすすめです。付箋や裏紙にポンと押して、数枚ストックしておけばOK。電話が鳴ってから探すのではなく、先に準備しておけるだけで、少し気持ちが楽になります。
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オンライン会議には、パソコンの手前に置ける横長ノート
オンライン会議では、議事録が自動で残ったり、誰かが共有してくれたりすることも増えました。それでも、自分があとで対応するTODOや、確認しておきたい一言は、手元に残しておいたほうが楽なことがあります。
議事録を探してファイルを開き、自分に関係する箇所を探すのは、ちょっとした確認でも意外と手間がかかります。会議中に「これは後でやる」「この日までに確認」と短く書いておけば、作業に戻った時にすぐ動けます。
EMILyのヨコナガノートは、パソコンの手前に置ける横長サイズ。画面から目線を大きく動かさずに書けて、ノートの上からキーボードへ手を伸ばすこともできます。
デスクの奥行きが少ない場合は、縦向きにしてパソコン横へ置くこともできます。狭い机でも、手元にメモの居場所をつくりやすいノートです。
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やり方メモには、入れ替えられるATOMAノート
どんな仕事も、最初はやり方を教わるところから始まります。会社のマニュアルがあっても、情報が足りなかったり、逆に多すぎて必要な部分を探しにくかったりすることがありますよね。
そんな時は、自分に必要な情報だけをまとめた自分用マニュアルがあると安心です。初めての仕事、何度も繰り返す仕事、ミスしやすい作業。自分が迷ったポイントを自分の言葉で書いておくと、次に同じ場面が来た時の助けになります。
おすすめなのが、ページを自由に入れ替えられるATOMAノートです。よく使う順に並べ直したり、カテゴリごとに整理したりできるので、情報が増えても育てていけます。ページを取り外して、じっくり書き込めるのも便利です。
わたしは、失敗した時の対応、ダブルチェックする項目、困った時に誰へ連絡するかまで書いていました。今は自分で仕事のルールを決めることが多いですが、データをどんなルールで処理するか、何をどのタイミングでやるかを書き残しています。
その日の気分や忙しさで仕事の質がぶれないようにするためにも、自分用の手順書はとても心強い存在です。
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