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わかりやすい資料作りのために心がけていること
こんにちは、店長のてんです。 今日は仕事の中でも毎日のように行う「資料作り」について。 2年前、当時の上司に「この資料何言いたいのか全然分からない」と言い放たれました。資料作りは得意な方だと思っていたのでめちゃめちゃショックを受けました。 当時は資料の分かりやすさはデザインが9割だと思っていて、シンプルにする/画像のレイアウト/文字の読みやすさなどに気をつけて資料を作っていました。 でも、やっぱり内容が本当に大事だとこの挫折から抜け出すための努力過程で思い知ったので、それを紹介します。 どうして分かりにくい資料ができちゃうの？ そもそもなんでわたしの資料は分かりにくいんだろう。というところから向き合いました。結果からいうと「説明する順番が悪い」と「必要なグラフや数字がない」が原因でした。 つまり「ストーリ性がない」資料だから分かりにくいんです。 ではなんでストーリ性のない支離滅裂な資料になっちゃうのか。それは設計図を書いていないから。 資料を作りはじめるときに「いきなりパワポを立ち上げ悩みながら作る」のは、設計図のない家を建てるようなものだと思います。きちんと資料の要件を決めることが大事で、決めなければいけない項目は 誰のために作るの この資料をみてどうなってほしいのか 構成はどうするのか だとわたしは思っています。 分かりやすい資料の土台は「設計図」 基本的に誰のために作るかは、1人(または一属性)に絞った方がよいですチームのみんなに共有したい資料と、上司に報告する資料を兼用すると『何が言いたいか分からない資料』になりがちな気がします。 チームのみんなは日頃一緒に業務をやっているので、「共通言語」がたくさんあってことこまかに書かなくても伝わる部分がたくさんあります。 一方上司は報告書ベースでしか業務を把握していないので、どういう意味でこの言葉を使っているのかなどの前提条件をまとめる必要があります。 そしてキモの資料構成。どんな順でなんの情報をどんな視覚情報で伝えるのかをしっかり考えてみてください。順番を入れ替えてみたり、必要な数字データが本当にこの流れでこのタイミングで出てくることが正しいのか、実際に紙に下書きしたり脳内でシミュレーションをしてみてください。そうすると分かりやすい資料が爆速で作れるようになってくる気がします 資料作成の下書きや業務メモにおすすめ！ こういうメモやアイディアを書くのにおすすめな文房具は、ITO BINDERYのドローイングパッド。デスクに置いておいて邪魔にならないシンプルなデザインで、アイディアや急ぎのメモ、資料を作る前の下書き、なんでもこいの白無地です。 ダンボール古紙を原料とする台紙が書く際に安定感があります。綴じ部分には切り取り用のマイクロミシン加工がされ定型サイズに切りはなせるのでファイリングやコピーするときに便利です。 Drawing Pad A6 white ¥1,200
わかりやすい資料作りのために心がけていること
こんにちは、店長のてんです。 今日は仕事の中でも毎日のように行う「資料作り」について。 2年前、当時の上司に「この資料何言いたいのか全然分からない」と言い放たれました。資料作りは得意な方だと思っていたのでめちゃめちゃショックを受けました。 当時は資料の分かりやすさはデザインが9割だと思っていて、シンプルにする/画像のレイアウト/文字の読みやすさなどに気をつけて資料を作っていました。 でも、やっぱり内容が本当に大事だとこの挫折から抜け出すための努力過程で思い知ったので、それを紹介します。 どうして分かりにくい資料ができちゃうの？ そもそもなんでわたしの資料は分かりにくいんだろう。というところから向き合いました。結果からいうと「説明する順番が悪い」と「必要なグラフや数字がない」が原因でした。 つまり「ストーリ性がない」資料だから分かりにくいんです。 ではなんでストーリ性のない支離滅裂な資料になっちゃうのか。それは設計図を書いていないから。 資料を作りはじめるときに「いきなりパワポを立ち上げ悩みながら作る」のは、設計図のない家を建てるようなものだと思います。きちんと資料の要件を決めることが大事で、決めなければいけない項目は 誰のために作るの この資料をみてどうなってほしいのか 構成はどうするのか だとわたしは思っています。 分かりやすい資料の土台は「設計図」 基本的に誰のために作るかは、1人(または一属性)に絞った方がよいですチームのみんなに共有したい資料と、上司に報告する資料を兼用すると『何が言いたいか分からない資料』になりがちな気がします。 チームのみんなは日頃一緒に業務をやっているので、「共通言語」がたくさんあってことこまかに書かなくても伝わる部分がたくさんあります。 一方上司は報告書ベースでしか業務を把握していないので、どういう意味でこの言葉を使っているのかなどの前提条件をまとめる必要があります。 そしてキモの資料構成。どんな順でなんの情報をどんな視覚情報で伝えるのかをしっかり考えてみてください。順番を入れ替えてみたり、必要な数字データが本当にこの流れでこのタイミングで出てくることが正しいのか、実際に紙に下書きしたり脳内でシミュレーションをしてみてください。そうすると分かりやすい資料が爆速で作れるようになってくる気がします 資料作成の下書きや業務メモにおすすめ！ こういうメモやアイディアを書くのにおすすめな文房具は、ITO BINDERYのドローイングパッド。デスクに置いておいて邪魔にならないシンプルなデザインで、アイディアや急ぎのメモ、資料を作る前の下書き、なんでもこいの白無地です。 ダンボール古紙を原料とする台紙が書く際に安定感があります。綴じ部分には切り取り用のマイクロミシン加工がされ定型サイズに切りはなせるのでファイリングやコピーするときに便利です。 Drawing Pad A6 white ¥1,200
【メモが上達した気がする】仕事ノートをまとめる時に気をつけていること2つ
こんにちは、店長のてんです。 今日はわたしのしごとノートを紹介します。仕事ノートは・アイディア用・やり方やマニュアル用の二つに分けて作っています。 今回は「やり方マニュアル用」について紹介します。定期的に繰り返す業務を・早く覚えて・ミスなくこなし・スピードアップするために作った自分専用のやり方ノートです。 このノートの活用方法や、もう一つの方のノートの使い方はこちらから見てください。 仕事が早くなった！わたしのやり方ノートの書き方 【社会人6年目の仕事ノート】脳みそを全て思考に使いたい！覚えておかなきゃいけないことは全て仕事ノートへ このノートを作る上で大事なコツが2つあります。 1つ目が「フォーマットをそろえる」こと フォーマットをそろえると、あとから走り書きのメモをみながらノートを整理するときに、フォーマット通り書いていけば良いので迷わずスムーズにかけます。また、どのページをみても同じフォーマットなので見やすく分かりやすいです。 フォーマットは・タイトルは太ペンで一番上にかく(カテゴリ分けしているので、そのカラーでハイライトを引く)・見出しはグレーのマーカーでハイライト・小見出しはグレーのマーカで下線・要素と要素の間に隙間を開けておく(あとから書きたせるように)というルールで書いています。 二つ目が「情報を全部載せない」こと 会社の資料とかで「誰が見ても分かりやすく！」など言われますが、今作っているのは自分専用のやり方ノート。なので自分がわからない部分の情報だけが載っていればいいんです。なんでもかんでも全部書いちゃうと、書くのも大変で続かなくなるし、自分がどこまでわかっててどこがわかってないのかもごちゃごちゃに。あくまで自分基準で情報を精査してください。メモ的にこのノートを作ると、脳みそが整理されて仕事がかなりはやくなるのでおすすめです。youtubeでも詳しく紹介しているので見てみてください。 SNSとLINEやってます
【メモが上達した気がする】仕事ノートをまとめる時に気をつけていること2つ
こんにちは、店長のてんです。 今日はわたしのしごとノートを紹介します。仕事ノートは・アイディア用・やり方やマニュアル用の二つに分けて作っています。 今回は「やり方マニュアル用」について紹介します。定期的に繰り返す業務を・早く覚えて・ミスなくこなし・スピードアップするために作った自分専用のやり方ノートです。 このノートの活用方法や、もう一つの方のノートの使い方はこちらから見てください。 仕事が早くなった！わたしのやり方ノートの書き方 【社会人6年目の仕事ノート】脳みそを全て思考に使いたい！覚えておかなきゃいけないことは全て仕事ノートへ このノートを作る上で大事なコツが2つあります。 1つ目が「フォーマットをそろえる」こと フォーマットをそろえると、あとから走り書きのメモをみながらノートを整理するときに、フォーマット通り書いていけば良いので迷わずスムーズにかけます。また、どのページをみても同じフォーマットなので見やすく分かりやすいです。 フォーマットは・タイトルは太ペンで一番上にかく(カテゴリ分けしているので、そのカラーでハイライトを引く)・見出しはグレーのマーカーでハイライト・小見出しはグレーのマーカで下線・要素と要素の間に隙間を開けておく(あとから書きたせるように)というルールで書いています。 二つ目が「情報を全部載せない」こと 会社の資料とかで「誰が見ても分かりやすく！」など言われますが、今作っているのは自分専用のやり方ノート。なので自分がわからない部分の情報だけが載っていればいいんです。なんでもかんでも全部書いちゃうと、書くのも大変で続かなくなるし、自分がどこまでわかっててどこがわかってないのかもごちゃごちゃに。あくまで自分基準で情報を精査してください。メモ的にこのノートを作ると、脳みそが整理されて仕事がかなりはやくなるのでおすすめです。youtubeでも詳しく紹介しているので見てみてください。 SNSとLINEやってます
