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仕事の優先順位を「締め切り順」につけていないですか？社会人6年目のわたしのマイルール
お悩み：「優先順位の付け方が難しい」個人的にはまだまだ今のやり方がしっくりきていなくて改善中なのですが、社会人6年やってみて、いくつか失敗と成功を重ねたのでその事例の紹介をしていきますね。
仕事の優先順位を「締め切り順」につけていないですか？社会人6年目のわたしのマイルール
お悩み：「優先順位の付け方が難しい」個人的にはまだまだ今のやり方がしっくりきていなくて改善中なのですが、社会人6年やってみて、いくつか失敗と成功を重ねたのでその事例の紹介をしていきますね。
パツっているときの仕事見直しノート術
こんにちは、店長のてんです。 今日はパツってるときのしごと整理ノートの書き方について紹介ですー！参考になれば幸いです。 パツりのサイン パツ利始めている時って案外自分じゃ気がつかなくないですか？わたしはパツんパツんになってから「あ、やばい・・・」って気がつくタイプでして・・・ まずはパツるまえの直前の兆候をチェックし、なるべく早く手を打てるようになっていきたいですね。 超個人的、わたしのパツるまえの特徴 残業がちょっとずつ増えていく 毎日「不安だからもうちょっとやっておこう」マインドになっていく 朝起きるのが辛い 新しいタスクが来るといらっとする このうち2つくらい当てはまったら、「そろそろやばいな。仕事整理しよう」と気持ちを切り替えたりします。 では実際にパツった時にやっている仕事の整理について紹介します。 現状把握 まずは現状を把握。自分がなんの仕事に時間をとられているのか、そもそもその仕事はわたしが今やらなければいけないことなのかを見直していきます。やり方は簡単で、必須か任意か、タスクの頻度でマトリックスをかきます。そこに今現在の仕事内容をばんばか書き込んでいきます。そうすると、、、 右上(頻度多&必須) 絶対やらないといけないし、頻度がたかく時間を取られている仕事本当に自分がやる必要があるのか、だれかに引き継げないか、せめてだれかと分担できないか、自動化できないか、効率化できないか、など頻度やかかる時間を下げるような見直しをしていきます。 左上(頻度多&任意) やってもやらなくてもいいけど、やったほうがいい仕事。しかも頻度はたかい。ここがだいたいパツりの原因。だれかの仕事を巻き取ってそのままやり続けていたり、自己満でやらないともやもやするからやっていたり、目標達成するのか不安で余計になにかに手を出していたり、、、ただ、ここがたくさんできるほど今のタスク以外にチャレンジできている証拠でもあるので、たくさんタスクがあるのが悪いわけではないかなと思っています。パツっているときだけは、ここの仕事は頻度を下げたり、一定の期間だけはやらないと決めたりすることが大切かなと思ってます。こんな感じで仕事を１つずつ見直していくと集中して取り組むべき仕事が右上に残ります。 理想の状態に近づけていく 理想は右上(毎日やらなきゃいけない仕事)が空いている状態。ここが空いていると仕事に余裕ができるので、一つ一つ丁寧に仕事ができるし新しいことにもチャレンジしてみようかなと思えます。 右上は空いているけど毎日なんとなくいそがしいし仕事に満足感がない人は左上が詰まっているんじゃないかなと思います。 やってもやらなくてもいい仕事で毎日が消費されていて、成果につながりにくいのかもしれないので一度左上のタスクを見直してみてください。 そしてさらに仕事に余裕が出てきたら、右下(たまにやらなきゃいけない仕事)をもっと頻度あげてやってみたら成果につながるかも？または自動化してタスクからはがすなども考えてみてください。 最後に 仕事の優先順位を決めたり効率化したりすることは仕事をする上で必須なのに、気がついたらそんなことも考えずただひたすら目の前の仕事をさばくだけになりがちな私の仕事整理について紹介しました。 参考になれば幸いです。
パツっているときの仕事見直しノート術
こんにちは、店長のてんです。 今日はパツってるときのしごと整理ノートの書き方について紹介ですー！参考になれば幸いです。 パツりのサイン パツ利始めている時って案外自分じゃ気がつかなくないですか？わたしはパツんパツんになってから「あ、やばい・・・」って気がつくタイプでして・・・ まずはパツるまえの直前の兆候をチェックし、なるべく早く手を打てるようになっていきたいですね。 超個人的、わたしのパツるまえの特徴 残業がちょっとずつ増えていく 毎日「不安だからもうちょっとやっておこう」マインドになっていく 朝起きるのが辛い 新しいタスクが来るといらっとする このうち2つくらい当てはまったら、「そろそろやばいな。仕事整理しよう」と気持ちを切り替えたりします。 では実際にパツった時にやっている仕事の整理について紹介します。 現状把握 まずは現状を把握。自分がなんの仕事に時間をとられているのか、そもそもその仕事はわたしが今やらなければいけないことなのかを見直していきます。やり方は簡単で、必須か任意か、タスクの頻度でマトリックスをかきます。そこに今現在の仕事内容をばんばか書き込んでいきます。そうすると、、、 右上(頻度多&必須) 絶対やらないといけないし、頻度がたかく時間を取られている仕事本当に自分がやる必要があるのか、だれかに引き継げないか、せめてだれかと分担できないか、自動化できないか、効率化できないか、など頻度やかかる時間を下げるような見直しをしていきます。 左上(頻度多&任意) やってもやらなくてもいいけど、やったほうがいい仕事。しかも頻度はたかい。ここがだいたいパツりの原因。だれかの仕事を巻き取ってそのままやり続けていたり、自己満でやらないともやもやするからやっていたり、目標達成するのか不安で余計になにかに手を出していたり、、、ただ、ここがたくさんできるほど今のタスク以外にチャレンジできている証拠でもあるので、たくさんタスクがあるのが悪いわけではないかなと思っています。パツっているときだけは、ここの仕事は頻度を下げたり、一定の期間だけはやらないと決めたりすることが大切かなと思ってます。こんな感じで仕事を１つずつ見直していくと集中して取り組むべき仕事が右上に残ります。 理想の状態に近づけていく 理想は右上(毎日やらなきゃいけない仕事)が空いている状態。ここが空いていると仕事に余裕ができるので、一つ一つ丁寧に仕事ができるし新しいことにもチャレンジしてみようかなと思えます。 右上は空いているけど毎日なんとなくいそがしいし仕事に満足感がない人は左上が詰まっているんじゃないかなと思います。 やってもやらなくてもいい仕事で毎日が消費されていて、成果につながりにくいのかもしれないので一度左上のタスクを見直してみてください。 そしてさらに仕事に余裕が出てきたら、右下(たまにやらなきゃいけない仕事)をもっと頻度あげてやってみたら成果につながるかも？または自動化してタスクからはがすなども考えてみてください。 最後に 仕事の優先順位を決めたり効率化したりすることは仕事をする上で必須なのに、気がついたらそんなことも考えずただひたすら目の前の仕事をさばくだけになりがちな私の仕事整理について紹介しました。 参考になれば幸いです。
できる人がやっていた協力してもらえる仕事の頼み方の特徴3つ
こんにちは、店長のてんです。 今日は協力してもらえる仕事の頼み方について紹介していきます。 そもそも協力は必要なの？ 前職の時に【巻き込み力】が強みの仕事ができる同僚がいました。巻き込み力というのは、自分に与えられた仕事やミッションだとしても1人だけでやるのではなく、いろいろな人を巻き込み専門的な知識を補ってその仕事が成功する確率をによりアップさせたり、成果が出るまでのスピードをアップさせることだそうです。人に頼るのが苦手なわたしにはとっても衝撃的な考え方でした😵人に嫌がられないかな？いちいちお願いするのもめんどくさい。と思っていたんですが、元同僚の働き方をみて巻き込まれた方も楽しそうに働いているし、巻き込んだ方は仕事の精度も効率もアップしてwinwinだなーと考えが少し変わりました。そんな、元同僚の仕事依頼するときの特徴を紹介します。ひとつめ：はやめの相談 ちょっと社内政治っぽいんですが、早めに相談されて嫌な人っていないですよね。わたしはちょろいので、頼られてるのかもー？って嬉しくなるタイプ。はやめにランチや雑談で相談しておくと、信頼関係もできるし、その時点で考えていることが大筋間違っていないかなどの確認にもなるのでおすすめ ふたつめ：丁寧よりも分かりやすさ これは巻き込み力のある元同僚以外にも、仕事できるなーって人はみんなこれが上手な気がします。仕事をいざお願いするときに、改まって下からお願いすると文がめちゃ長くなりませんか？長文だと受け取った側はなんか面倒そうなのきたなー、あとで読もう。って後回しにされたりしがち。依頼は簡潔にわかりやすくしたほうが優先的に処理してもらえると思います。(実際わたしも簡潔に分かりやすく依頼された方が、さっさと終わらせよーって手をつけるなー)丁寧なのは大事なんですが、信頼関係によってはある程度省いて会社で会ったときや電話などでフォローするのがおすすめ。 みっつめ：ショートmtg 15〜30分くらいのショートmtgで、お願いしたいことを終わらせてしまう方法。たとえば企画について専門的な意見が聞きたい場合、企画書をわたして意見をもらう方法だと依頼された側は・企画書を読む・意見をピックアップ・テキストや資料にまとめるという作業が発生します。ショートmtgなら・企画を聞く・意見を言うで終わり。さくっと終わらせられますね。もちろん、相手が15〜30分のmtgを押さえるのも憚られるくらい忙しそうであれば前者の方法のほうがよいですね。臨機応変に使い分けてみて下さい。 動画でも詳しく話しています
できる人がやっていた協力してもらえる仕事の頼み方の特徴3つ
こんにちは、店長のてんです。 今日は協力してもらえる仕事の頼み方について紹介していきます。 そもそも協力は必要なの？ 前職の時に【巻き込み力】が強みの仕事ができる同僚がいました。巻き込み力というのは、自分に与えられた仕事やミッションだとしても1人だけでやるのではなく、いろいろな人を巻き込み専門的な知識を補ってその仕事が成功する確率をによりアップさせたり、成果が出るまでのスピードをアップさせることだそうです。人に頼るのが苦手なわたしにはとっても衝撃的な考え方でした😵人に嫌がられないかな？いちいちお願いするのもめんどくさい。と思っていたんですが、元同僚の働き方をみて巻き込まれた方も楽しそうに働いているし、巻き込んだ方は仕事の精度も効率もアップしてwinwinだなーと考えが少し変わりました。そんな、元同僚の仕事依頼するときの特徴を紹介します。ひとつめ：はやめの相談 ちょっと社内政治っぽいんですが、早めに相談されて嫌な人っていないですよね。わたしはちょろいので、頼られてるのかもー？って嬉しくなるタイプ。はやめにランチや雑談で相談しておくと、信頼関係もできるし、その時点で考えていることが大筋間違っていないかなどの確認にもなるのでおすすめ ふたつめ：丁寧よりも分かりやすさ これは巻き込み力のある元同僚以外にも、仕事できるなーって人はみんなこれが上手な気がします。仕事をいざお願いするときに、改まって下からお願いすると文がめちゃ長くなりませんか？長文だと受け取った側はなんか面倒そうなのきたなー、あとで読もう。って後回しにされたりしがち。依頼は簡潔にわかりやすくしたほうが優先的に処理してもらえると思います。(実際わたしも簡潔に分かりやすく依頼された方が、さっさと終わらせよーって手をつけるなー)丁寧なのは大事なんですが、信頼関係によってはある程度省いて会社で会ったときや電話などでフォローするのがおすすめ。 みっつめ：ショートmtg 15〜30分くらいのショートmtgで、お願いしたいことを終わらせてしまう方法。たとえば企画について専門的な意見が聞きたい場合、企画書をわたして意見をもらう方法だと依頼された側は・企画書を読む・意見をピックアップ・テキストや資料にまとめるという作業が発生します。ショートmtgなら・企画を聞く・意見を言うで終わり。さくっと終わらせられますね。もちろん、相手が15〜30分のmtgを押さえるのも憚られるくらい忙しそうであれば前者の方法のほうがよいですね。臨機応変に使い分けてみて下さい。 動画でも詳しく話しています
社会人の勉強方法ってなにが正解？6年目OLが模索している方法
こんにちは、店長のてんです。 社会人になって1〜2年目に「なんで学校ではこういうこと教えてくれなかったんだろう！」って思うことがたくさんありましたが、日々の業務に追われて目の前のことをこなすので精一杯でした。 3〜4年目くらいにビジネス書を読んだり英語の勉強を始めたりと、1〜2年目で自分の力不足を感じていた部分に対し、勉強を始めるようになりました。 でも社会人の勉強ってカリキュラムがあるわけでも試験があるわけでもなくて学生時代の勉強方法じゃ身につかないなと思っていました。 今後もっと効率よく学べるように現在の勉強方法のルールを書き残しておこうと思います。 勉強する時間と量を決めておく 「いつどのくらいやるか」、学生時代は授業も宿題も予備校も時間と量が決まっていました。でも今は社会人で1日のほとんどの時間を仕事に使っている状態。仕事も忙しいことだし、「できるときに、まとめてできるだけやっちゃおう」と思っているといつまで経ってもやらないんですよね、わたし。 なので「朝ごはん前に1つだけやる」って決めて取り組むようになりました。今回のダイエットと健康の勉強は1つ＝15〜20分くらい。30分は集中できそうにないので短めで設定しています。 なるべくに勉強した内容を人に話す 人に話す、説明するって結構難易度高いんですよね。 前提の知識がない人に分かりやすく伝えるということは 知識や理解を深くする必要がある 曖昧な部分をなくす 自分が学んだことに曖昧な部分があると説明ができません。また人に話すと記憶が定着する気がしているのでなるべく周りに学んだことを話したりアウトプットして共有しています。 暗記ではなく理解を心がける 基本的には理解さえしておけば覚えることはない、なぜなら社会人は試験がないから。 たとえば糖質制限をすると痩せる理由は「糖分が血糖値を急上昇させると、脂肪をためこむ成分が分泌される」くらいの理解でOK。何の成分なのかは検索すればわかることなので憶えない。みたいな感じです。 さいごに 他にも、 信頼できるwebサイトの情報を参考にする できれば本からも知識を得る アウトプットを作る みたいなのもこだわっていたりします。社会人になって勉強続かないなっていう方の参考になれば幸いです。
社会人の勉強方法ってなにが正解？6年目OLが模索している方法
こんにちは、店長のてんです。 社会人になって1〜2年目に「なんで学校ではこういうこと教えてくれなかったんだろう！」って思うことがたくさんありましたが、日々の業務に追われて目の前のことをこなすので精一杯でした。 3〜4年目くらいにビジネス書を読んだり英語の勉強を始めたりと、1〜2年目で自分の力不足を感じていた部分に対し、勉強を始めるようになりました。 でも社会人の勉強ってカリキュラムがあるわけでも試験があるわけでもなくて学生時代の勉強方法じゃ身につかないなと思っていました。 今後もっと効率よく学べるように現在の勉強方法のルールを書き残しておこうと思います。 勉強する時間と量を決めておく 「いつどのくらいやるか」、学生時代は授業も宿題も予備校も時間と量が決まっていました。でも今は社会人で1日のほとんどの時間を仕事に使っている状態。仕事も忙しいことだし、「できるときに、まとめてできるだけやっちゃおう」と思っているといつまで経ってもやらないんですよね、わたし。 なので「朝ごはん前に1つだけやる」って決めて取り組むようになりました。今回のダイエットと健康の勉強は1つ＝15〜20分くらい。30分は集中できそうにないので短めで設定しています。 なるべくに勉強した内容を人に話す 人に話す、説明するって結構難易度高いんですよね。 前提の知識がない人に分かりやすく伝えるということは 知識や理解を深くする必要がある 曖昧な部分をなくす 自分が学んだことに曖昧な部分があると説明ができません。また人に話すと記憶が定着する気がしているのでなるべく周りに学んだことを話したりアウトプットして共有しています。 暗記ではなく理解を心がける 基本的には理解さえしておけば覚えることはない、なぜなら社会人は試験がないから。 たとえば糖質制限をすると痩せる理由は「糖分が血糖値を急上昇させると、脂肪をためこむ成分が分泌される」くらいの理解でOK。何の成分なのかは検索すればわかることなので憶えない。みたいな感じです。 さいごに 他にも、 信頼できるwebサイトの情報を参考にする できれば本からも知識を得る アウトプットを作る みたいなのもこだわっていたりします。社会人になって勉強続かないなっていう方の参考になれば幸いです。
わかりやすい資料作りのために心がけていること
こんにちは、店長のてんです。 今日は仕事の中でも毎日のように行う「資料作り」について。 2年前、当時の上司に「この資料何言いたいのか全然分からない」と言い放たれました。資料作りは得意な方だと思っていたのでめちゃめちゃショックを受けました。 当時は資料の分かりやすさはデザインが9割だと思っていて、シンプルにする/画像のレイアウト/文字の読みやすさなどに気をつけて資料を作っていました。 でも、やっぱり内容が本当に大事だとこの挫折から抜け出すための努力過程で思い知ったので、それを紹介します。 どうして分かりにくい資料ができちゃうの？ そもそもなんでわたしの資料は分かりにくいんだろう。というところから向き合いました。結果からいうと「説明する順番が悪い」と「必要なグラフや数字がない」が原因でした。 つまり「ストーリ性がない」資料だから分かりにくいんです。 ではなんでストーリ性のない支離滅裂な資料になっちゃうのか。それは設計図を書いていないから。 資料を作りはじめるときに「いきなりパワポを立ち上げ悩みながら作る」のは、設計図のない家を建てるようなものだと思います。きちんと資料の要件を決めることが大事で、決めなければいけない項目は 誰のために作るの この資料をみてどうなってほしいのか 構成はどうするのか だとわたしは思っています。 分かりやすい資料の土台は「設計図」 基本的に誰のために作るかは、1人(または一属性)に絞った方がよいですチームのみんなに共有したい資料と、上司に報告する資料を兼用すると『何が言いたいか分からない資料』になりがちな気がします。 チームのみんなは日頃一緒に業務をやっているので、「共通言語」がたくさんあってことこまかに書かなくても伝わる部分がたくさんあります。 一方上司は報告書ベースでしか業務を把握していないので、どういう意味でこの言葉を使っているのかなどの前提条件をまとめる必要があります。 そしてキモの資料構成。どんな順でなんの情報をどんな視覚情報で伝えるのかをしっかり考えてみてください。順番を入れ替えてみたり、必要な数字データが本当にこの流れでこのタイミングで出てくることが正しいのか、実際に紙に下書きしたり脳内でシミュレーションをしてみてください。そうすると分かりやすい資料が爆速で作れるようになってくる気がします 資料作成の下書きや業務メモにおすすめ！ こういうメモやアイディアを書くのにおすすめな文房具は、ITO BINDERYのドローイングパッド。デスクに置いておいて邪魔にならないシンプルなデザインで、アイディアや急ぎのメモ、資料を作る前の下書き、なんでもこいの白無地です。 ダンボール古紙を原料とする台紙が書く際に安定感があります。綴じ部分には切り取り用のマイクロミシン加工がされ定型サイズに切りはなせるのでファイリングやコピーするときに便利です。 Drawing Pad A6 white ¥1,200
わかりやすい資料作りのために心がけていること
こんにちは、店長のてんです。 今日は仕事の中でも毎日のように行う「資料作り」について。 2年前、当時の上司に「この資料何言いたいのか全然分からない」と言い放たれました。資料作りは得意な方だと思っていたのでめちゃめちゃショックを受けました。 当時は資料の分かりやすさはデザインが9割だと思っていて、シンプルにする/画像のレイアウト/文字の読みやすさなどに気をつけて資料を作っていました。 でも、やっぱり内容が本当に大事だとこの挫折から抜け出すための努力過程で思い知ったので、それを紹介します。 どうして分かりにくい資料ができちゃうの？ そもそもなんでわたしの資料は分かりにくいんだろう。というところから向き合いました。結果からいうと「説明する順番が悪い」と「必要なグラフや数字がない」が原因でした。 つまり「ストーリ性がない」資料だから分かりにくいんです。 ではなんでストーリ性のない支離滅裂な資料になっちゃうのか。それは設計図を書いていないから。 資料を作りはじめるときに「いきなりパワポを立ち上げ悩みながら作る」のは、設計図のない家を建てるようなものだと思います。きちんと資料の要件を決めることが大事で、決めなければいけない項目は 誰のために作るの この資料をみてどうなってほしいのか 構成はどうするのか だとわたしは思っています。 分かりやすい資料の土台は「設計図」 基本的に誰のために作るかは、1人(または一属性)に絞った方がよいですチームのみんなに共有したい資料と、上司に報告する資料を兼用すると『何が言いたいか分からない資料』になりがちな気がします。 チームのみんなは日頃一緒に業務をやっているので、「共通言語」がたくさんあってことこまかに書かなくても伝わる部分がたくさんあります。 一方上司は報告書ベースでしか業務を把握していないので、どういう意味でこの言葉を使っているのかなどの前提条件をまとめる必要があります。 そしてキモの資料構成。どんな順でなんの情報をどんな視覚情報で伝えるのかをしっかり考えてみてください。順番を入れ替えてみたり、必要な数字データが本当にこの流れでこのタイミングで出てくることが正しいのか、実際に紙に下書きしたり脳内でシミュレーションをしてみてください。そうすると分かりやすい資料が爆速で作れるようになってくる気がします 資料作成の下書きや業務メモにおすすめ！ こういうメモやアイディアを書くのにおすすめな文房具は、ITO BINDERYのドローイングパッド。デスクに置いておいて邪魔にならないシンプルなデザインで、アイディアや急ぎのメモ、資料を作る前の下書き、なんでもこいの白無地です。 ダンボール古紙を原料とする台紙が書く際に安定感があります。綴じ部分には切り取り用のマイクロミシン加工がされ定型サイズに切りはなせるのでファイリングやコピーするときに便利です。 Drawing Pad A6 white ¥1,200
